piątek, 4 stycznia 2013

Dlaczego nigdy nie starcza Ci czasu i pieniędzy?

Jak to się dzieje, że:

  • planowany remont trwa dwa razy dłużej i kosztuje dwa razy więcej (lub coś koło tego)? 
  • prawie nigdy nie zdążysz zrobić wszystkiego, co sobie zaplanowałaś (w pracy i w domu)?
  • projekty zawsze się przedłużają?
  • coś, co miało trwać minuty zamienia się w godziny i dnie?

Odpowiedź znalazłam w książce Daniela Kahnemana, noblisty, zatytułowanej "Pułapki myślenia". Pełno w niej perełek i zaskakujących prawd o zawiłościach mojego i Twojego myślenia. Polecam Ci przeczytanie jej w całości. Warto!

Jedną z pułapek myślenia okazuje się być złudzenie planowania.
Dotyczy ono planów i prognoz, które robimy, szczególnie odnośnie czasu i pieniędzy.

Złudzenie planowania oznacza tworzenie planów i prognoz, które są nierealistycznie zbliżone do maksymalnie optymistycznego scenariusza.

Inaczej mówiąc, są tworzone z założeniem, że wszystko potoczy się najlepiej jak to możliwie i przy 200% efektywności wszystkich zaangażowanych w ten plan, bez przestojów, opóźnień, niespodzianek. Bez dodatkowych kosztów i niespodzianek.

Niestety, taki świat nie istnieje.
Życie jest bogate w nieskończone ilości nieprzewidzianych spraw, więc szanse, że nasze prognozy się sprawdzą są praktycznie żadne.

No, czasem się to udaje, przez to podtrzymujemy swoje złudzenie planowania.

Zła wiadomość może być taka, że świadomość istnienia złudzenia planowania nie "uodparnia" nas na jego działanie. Czyli mimo tego, że wiem, że planując jakieś zadanie zakładam najbardziej optymistyczny scenariusz, nadal to robię. I będę robić.

Dobra wiadomość jest taka, że mogę świadomie i z pewnym wysiłkiem wdrożyć "procedury zabezpieczające" mnie przed wpływem tego złudzenia. Na przykład:

  • doliczać 20-50% czasu na zdarzenia nieprzewidziane
  • sprawdzać, ile innym osobom/firmom zajął podobny projekt i na tej podstawie szacować ile to mi zajmie
  • mnożyć budżet razy 2 lub 3
  • skreślać połowę rzeczy z listy "do zrobienia".
Zaczynam od dziś, bo pisanie tego posta zajęło mi 3 razy dłużej, niż planowałam :)



fot.  Helga Weber, flickr.com

3 komentarze:

  1. Planowanie czasu jest trudne i wymaga wysiłku. Na szczęście nie jest niemożliwe ;) A czas to jedyny zasób, którego nie jesteśmy w stanie pomnożyć.

    OdpowiedzUsuń
  2. Ze świetnego szkolenia z zarządzania czasem:
    1. Planując spotkanie dajmy sobie 50% więcej czasu na jego odbycie. Zakładając godzinę, zarezerwujmy w kalendarzu godzinę i 30 minut, ponieważ spotkania przedłużają się statystycznie o połowę.
    2. Zasada 60/20/20 - planujmy tylko 60% dnia. 20% czasu zajmują nam zwykle rzeczy, które są niezależne od nas (stanie w korku, telefon, sms albo mail od kogoś, czego nie przewidywaliśmy, a musimy odpisać natychmiast), a pozostałe 20% to pomysły i zmiany, które chcemy spontanicznie wprowadzić samodzielnie (muszę zadzwonić do niej i pochwalić się przebiegiem wydarzeń, przypomniała mi się ta stara piosenka, ale jak ona się nazywała? muszę to sprawdzić natychmiast, o! nowy post od źródła inspiracji, zostawiam na chwilę pracę i odpisuję ;) ).

    OdpowiedzUsuń